La Declaración Responsable en Verifactu: un punto clave a la hora de elegir tu programa de facturación

1/08/2025

Verifactu es un sistema de verificación de facturas recogido en la Ley 11/2021 (también conocida como Ley Antifraude), que obliga a la mayor parte de las empresas y autónomos a utilizar un software de facturación con los siguientes requisitos: (1) que emita facturas con un código QR verificable por Hacienda, (2) que emita facturas con un registro único almacenado en el software, (3) que emita facturas firmadas con el certificado digital de la empresa y (4) que permita el envío automático de las facturas a la Agencia Tributaria.

En diciembre de 2023, con la aprobación del Real Decreto 1007/2023, se establecieron los estándares básicos que, a partir de julio 2025, deben cumplir todos los programas de facturación o SIF (Sistema Informático de Facturación) en España.

Una de las preguntas habituales sobre la nueva factura es cómo garantizar que el programa de facturación esté adaptado a la normativa. Y aquí es donde nace la figura de la Declaración Responsable: un documento obligatorio para todos los programas de facturación en el que la empresa garantiza que el software cumple con todos los requisitos.

No se puede certificar un software con procesos externos o ajenos al productor, sino que se debe hacer una “auto-certificación” interna o Declaración Responsable. Así que, por mucho que lo hayas leído en otros sitios, la AEAT no homologa ningún software por cumplir con Verifactu, si no que es el propio fabricante quien declara que su producto está adaptado a la ley.

Veamos en este artículo en qué consiste esta Declaración, dónde debe figurar y cuánto tiempo debe ser conservada, de manera que sepas elegir un software de facturación para tu empresa con garantía legal ante una inspección de la AEAT.

¿Qué es la Declaración Responsable?

La Declaración Responsable expresa el compromiso de cumplimiento legal de un software de facturación por parte de la empresa productora. En este documento, el fabricante del software declara que su producto cumple con los requisitos técnicos y fiscales que exige la normativa, garantizando que los registros informáticos de las facturas mantienen la trazabilidad, legibilidad, conservación e inalterabilidad según lo pautado en la Ley Antifraude, el artículo 29.2 apartado j de la Ley General Tributaria y el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023.

No se trata de una certificación externa o de un sello otorgado por terceros, ni de incluir el software en una lista, como ocurre con el listado de Software Garante TicketBAI y nunca será la Agencia Tributaria quien diga si el software está homologado o no.

Este documento emitido por el productor del programa es garantía legal tanto para la AEAT ante una posible inspección, como para comercializadores de software y el usuario final.

¿Quién está obligado a emitirla?

La Declaración Responsable sólo puede ser emitida por el productor del software o aquel que lo haya modificado sustancialmente, como por ejemplo desarrolladores que hacen modificaciones a medida.

Los distribuidores de software no deben emitir la declaración, pero sí asegurarse de que el programa la incluya, porque es requisito indispensable para su comercialización.

¿Cuándo debe emitirse?

La Declaración Responsable debe emitirse cada vez que se genera una nueva versión del software, aunque los cambios sean mínimos. Esto implica que los lanzamientos de nuevas versiones, actualizaciones o personalizaciones de programa desarrolladas por terceros deben ir acompañados de dicha Declaración. En cada actualización se emite una Declaración nueva y diferente, no se puede crear un documento genérico para todo o aprovechar declaraciones de versiones anteriores.

¿Cómo debe entregarse?

La normativa establece que la Declaración Responsable debe ser fácilmente accesible, ya sea desde dentro del propio software o desde fuera, como por ejemplo un archivo PDF integrado en la carpeta de instalación. También puede estar disponible en la web del productor o enviarse por correo electrónico cuando se descarga una nueva versión o se actualiza la existente. Esta doble ubicación garantiza que cualquier usuario o comercializador pueda consultar el documento sin necesidad de instalar el programa.

¿Qué pasa si no se emite o no se conserva?

Que un programa no emita la Declaración Responsable repercute de forma negativa en su reputación, ya que puede parecer que oculta algo a nivel programación, por mucho que realmente haga las cosas bien. Pero no es sólo una cuestión de confianza en el producto por parte del cliente, si no que la falta de Declaración Responsable invalida al software conforme al RRSIF. Esto puede traer consecuencias negativas tanto para el usuario como para el comercializador y la empresa fabricante, implicando sanciones debido a incumplimiento normativo.

Además, la normativa exige que el productor, el comercializador y el cliente final conserven todas las Declaraciones Responsables de las versiones utilizadas desde la entrada en vigor del reglamento. Pueden guardarse en papel o en formato digital, pero estando siempre accesibles.

ClassicGes Verifactu: la tranquilidad de disponer de un software con garantía legal

Como se ha expuesto en este artículo, la Declaración Responsable es indispensable para que los programas de facturación sean legítimos y confiables. ClassicGes Verifactu incluye Declaración Responsable emitida por AIG (Asesoría Informática Gallega) y se actualiza con cada Service Pack de programa.

Todas las declaraciones pueden consultarse y descargarse en el histórico de Declaraciones responsables disponible en nuestra web y en ClassicGes Verifactu, desde la ventana Acerca de > Herramientas.

ClassicGes Verifactu es el software de facturación que garantiza el cumplimiento legal para empresas y autónomos de todo tipo de sector profesional.

Puedes descargar la demo de ClassicGes Verifactu sin necesidad de introducir datos bancarios y probarlo 30 días gratis con soporte técnico incluido. ¡Empieza ya con la nueva factura!