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TG31Cómo configurar y operar con TicketBAI

En este tutorial veremos cómo utilizar el sistema TicketBAI en ClassicGes 6. En primer lugar, es importante definir qué es TicketBAI para entender las exigencias legales que conlleva.

Qué es TicketBAI

TicketBAI es un sistema de control tributario de las empresas y los autónomos que operan en Euskadi que ha sido implantado para luchar contra el fraude fiscal. Está formado por tres elementos principales:

  • 1. Software garante de facturación TicketBAI (ClassicGes 6)
    Es imprescindible disponer de un programa que asegure la declaración de todas las operaciones de venta realizadas. El software creará un fichero XML por cada factura emitida y lo enviará a la Hacienda Foral, quien le asignará un código QR.
  • 2. LROE o Libro Registro de Operaciones Económicas (Biscaia) Declaración de ingresos, gastos y facturas de la actividad económica, a través del modelo 140 (personas físicas) o del 240 (empresas).
  • 3. Elaboración de borradores de IVA, Sociedades y Renta por parte de la Hacienda Foral

Más información en https://www.euskadi.eus/ticketbai/

ÍNDICE

1. Activar el módulo TicketBAI/Batuz

Es imprescindible tener ClassicGes 6 actualizado al último Service pack para asegurar un correcto funcionamiento de este sistema.

En primer lugar debes activar el módulo TicketBAI accediendo a menú Herramientas > Asistente de configuración de ClassicGes 6 > pestaña 17 y marcar la casilla Activar Batuz.

Nota: Aunque la casilla se llame Batuz, sistema propio de Bizkaia, este módulo incluye el sistema TicketBAI de las otras dos provincias.

Nota 2: Si la empresa está acogida al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) debe tener activada la pestaña Activar servicio nuevo registro IVA (SII).

A continuación, introduce la fecha de inicio desde la que deseas acoger tu empresa y elige si quieres activar las siguientes casillas según tus preferencias a la hora de trabajar:

Nota: Si marcas la opción Validar si existen facturas pendientes de enviar al iniciar el programa, y tienes facturas pendientes, al entrar en el programa aparecerá la siguiente ventana.

Si pulsas Sí, aparecerá la ventana para seleccionar qué facturas pendientes quieres firmar y puedes proceder a firmarlas.

Si es necesario, puedes consultar los datos de AIG como fabricante de software garante TicketBAI pulsando en el icono info.

2. Instalación y tipos de certificados

Para facturar con TicketBAI es imprescindible disponer de los siguientes certificados:

En caso de trabajar con varios ordenadores conectados a un mismo servidor, se debe instalar el Certificado Digital de empresa y el Certificado de Dispositivo en cada uno de ellos.

Veamos a continuación las características de cada certificado y cómo configurar ClassicGes 6 con los datos de tu empresa.

2.1. Certificado Digital de la empresa

Todas las empresas acogidas a la facturación con TicketBAI deben disponer de su propio Certificado Digital.

El certificado debe ser expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o IZENPE, la Identificación electrónica de Euskadi y ser de tipo exportable.

Una vez dispongas del certificado, debes instalarlo en tu equipo. Accede a Sistema > Opciones de internet, pulsa en la pestaña Contenidos y haz clic en el botón Certificados.

Importa el certificado de empresa y sigue el asistente para instalarlo en tu equipo. Durante la instalación es importante marcar la casilla Marcar esta clave como exportable, como aparece en la imagen, para que el certificado se instale correctamente y puedas enviar las facturas.

2.2. Certificado de Dispositivo

Para operar correctamente con TicketBAI debes tener registrado de manera oficial el dispositivo con el que realizas la facturación, sea un ordenador, un portátil, una tablet, etc. También es necesario registrar los periféricos (cajón portamonedas, báscula, impresora) con los que se vaya a trabajar.

Para registrar tu dispositivo accede a la página web de la Hacienda Foral y procede a su registro para identificarlo de manera oficial. Este proceso debe realizarse tantas veces como dispositivos utilice tu empresa. Ten en cuenta que el registro puede tardar hasta 24 horas en hacerse efectivo, por lo que no podrás facturar antes de transcurrido ese periodo.

Nota: Una vez instales en un puesto el programa ClassicGes 6, es imprescindible reiniciar el equipo para que éste detecte el identificador de dispositivo.

Páginas web para el registro de Certificado de dispositivos por provincia

Nota: Si lo prefieres, puedes descargarte el Certificado de dispositivo IZENPE, que identifica a tu empresa y tiene una duración de 10 años. Más información del Certificado de dispositivo IZENPE en este enlace: https://servicios.izenpe.com/ticketbai/mostrarHome.do;jsessionid=kBuQM2 3NPodv5h1i1IcIMeaF_Ood3buOfqycSm2uJAYkCDPvo5xo!770136521!NONE#

2.3. Configuración de los certificados en ClassicGes 6

Una vez activado el módulo Batuz/TicketBAI en ClassicGes 6 y configurados el Certificado Digital de Empresa y el de dispositivo, debes registrar los datos de tu empresa en el programa. Accede a menú Archivo > Archivos auxiliares > Empresas, selecciona la empresa que va a utilizar el sistema TicketBAI , pulsa Editar y activa la casilla Acogido a Batuz.

Nota: Si es el caso, puedes disponer de una empresa acogida a TicketBAI y otra que no, en función del territorio donde se desarrolle la actividad comercial de cada una.

Desde esta misma ventana Archivo de Empresas puedes activar la casilla Creación de facturas desde TPV en caso de que tu empresa genere tickets con TicketBAI.

A continuación pulsa en la pestaña SII-Batuz, donde debes realizar las siguientes configuraciones:

1. En primer lugar incluir el Certificado Digital vinculado de tu empresa, indispensable para introducir las facturas y cumplir con la normativa. Pulsa en Seleccionar y se abrirá la ventana Selección certificado digital (en nuestro programa no se admite certificado de dispositivo IZENPE).

2. En segundo lugar, indica el régimen de IVA por omisión para las facturas de venta y para las facturas de compra. Debes seleccionar en los desplegables lo que corresponda en cada caso.

3. Por último, completa los datos del recuadro Batuz:

Nota: Las empresas que desarrollen varias actividades económicas deben facturar indicando en cada venta el epígrafe que corresponda a su actividad. Para hacerlo, es recomendable organizar los artículos por familias según la actividad económica y vincular esa familia a su epígrafe correspondiente.

El sistema TicketBai permite facturar por hasta 5 actividades económicas distintas. En la ventana Familias de artículos se ha incorporado el campo Epígrafe actividad para indicar este dato en cada una. De esta manera, al producirse las ventas de uno u otro artículo, la factura ya quedará registrada en su actividad/epígrafe correspondiente.

Nota: Es importante crear tantas familias de artículos en el programa como epígrafes están dados de alta en la empresa, es decir, tener un epígrafe por familia.

En el caso de existir en la empresa más de un epígrafe, debe asignar a cada familia el epígrafe correspondiente. Por otro lado, cada artículo debe tener asignado una familia.

3. Configurar formas de pago

Para facturar con TicketBAI es indispensable configurar las formas de pago relacionadas con los códigos establecidos en la Hacienda Foral. Todos los clientes deben tener forma de pago.

Los códigos de las formas de pago son los siguientes:

Para dar de alta y configurar las formas de pago en ClassicGes 6 accede a menú Archivo > Archivos auxiliares > Formas de pago.

Desde esta ventana puedes crear las formas de pago siguiendo este proceso:

Nota: Este desplegable de código es una tabla que no se puede modificar, porque está formada por códigos impuestos por la Hacienda Foral.

En el ejemplo, se crea la forma de pago Tarjeta y se selecciona el código 03- No se cobra/paga (fecha límite devengo forzoso concurso de acreedores).

Por otro lado, el cliente genérico Público en general deben tener marcadas las siguientes formas de pago: Contado o Tarjeta.

Para hacerlo accedemos a menú Archivo > Clientes y en la ventana correspondiente pulsamos Modificar > pestaña Facturación y seleccionamos Contado en el desplegable Forma de pago.

Ojo! Una vez emitida la factura de TicketBAI no se puede cambiar la forma de pago. En caso de poder realizar Zuzendu, habría que ir al cliente, cambiar la forma de pago, ir a la factura, pulsar el código de cliente y refrescarlo.

4. Crear una factura y enviar el fichero TicketBAI

Una vez tienes los certificados y configurado el programa, puedes empezar a facturar, pero teniendo en cuenta una serie de condiciones.

La facturación con TicketBAI debe cumplir los siguientes requisitos:

Ojo! El nombre y la descripción de los artículos no puede incluir caracteres raros (#, €, @...) porque genera errores en el envío de TicketBAI.

En la pestaña Condiciones debes indicar el Régimen de IVA del comprador, en este caso por ejemplo Régimen Normal.

En la pestaña TicketBAI debes indicar los siguientes parámetros:

Nota: Si en el apartado Condiciones has seleccionado el Régimen de IVA Exento, en esta pestaña debes indicar la Causa exención correspondiente. Puedes consultar todas las posibilidades de exención pulsando en el icono info.

Nota: Para facturar con diferentes bases imponibles es necesario activar una casilla específica en ClassicGes 6. En la ventana Archivo de Facturas de cliente pulsa el botón Datos adicionales y, una vez dentro de esta ventana, activa la casilla Diferencias Bases Imponibles. Se realiza el mismo procedimiento en caso de estar acogido a la Disposición 2º y 5º Foral Bizkaia 4/2013 del 22 de enero.

4.1. Envío a Hacienda foral

Una vez verificado que los datos sean correctos, procede al envío de la factura a la Hacienda Foral. Pulsa en Aceptar la factura y acepta la ventana ¿Desea generar el fichero TicketBAI?

Nota: Si no deseas que aparezca esta ventana auxiliar en cada envío, accede a Herramientas > Asistente de configuración de ClassicGes 6 > pestaña 17 y desmarca la casilla Preguntar cada vez que se acepte una factura o ticket.

Si el envío se realiza correctamente, aparecerán los datos Fecha envío, Identificación y Fichero XML en los campos correspondientes y el estado ENVIADO CORRECTO.

Ojo! En las provincias de Gipuzkoa y Araba el estado de la factura figurará como Enviada TicketBAI.

En la provincia de Bizkaia se envía la factura y posteriormente el LROE (primero se genera el fichero XML y después se adjunta al LROE con una remesa de facturas). De esta manera, la facturas pueden figurar con dos posibles estados: (1) Enviado TBAI y (2) Enviado LROE.

En la ventana de TPV también se puede ver el estado de la factura correspondiente.

Nota: Sólo se puede facturar con TPV si el cliente está dado de alta en el régimen simplificado, en caso contrario el LROE no se enviaría correctamente y los códigos de TicketBAI no son válidos. No se pueden facturar a clientes en el extranjero ni a clientes con IVA exento.

4.1.1. Posibles errores en el envío a Hacienda foral

El estado de la factura puede aparecer como Enviado con errores en caso de que exista una incorrecta configuración de la factura.

Cuando esto sucede, aparece un histórico en el recuadro Zuzendu y el botón Ver errores envío TicketBAI (sólo para las provincias de Gipuzkoa y Araba). Pulsando en este botón se abre la ventana Errores TBAI explicando el tipo de errores que pueden suceder.

Nota: Si al proceder al envío de la factura aparece el error 08 se trata de un fallo de comunicación, probablemente por línea sobrecargada. Repite el envío un poco más tarde.

4.2. Impresión en formato TicketBAI

Una vez enviada la factura, puedes generar el documento pulsando en el botón Imprimir. Selecciona el formato de impresión TicketBAI.

El formato TicketBAI incluye un código QR identificativo por cada factura. Es un elemento exigido por ley para el control de facturación y se asigna a la factura una vez haya sido enviada a la Hacienda foral.

4.3. Ventas fuera del territorio nacional

En la ventana Archivo de Facturas de clientes se ha incorporado el botón Datos adicionales, que lleva a la ventana Datos adicionales Facturas TicketBAI.

Desde la nueva ventana Datos adicionales Facturas TicketBAI se pueden gestionar las siguientes acciones:

4.4. Compras de bienes de inversión

En la ventana Archivo de Facturas de Proveedores se ha incorporado el botón Datos adicionales, que lleva a la ventana Datos adicionales Facturas TicketBAI.

En esta ventana se incluyen los datos relativos a las operaciones de Compra de bienes de inversión.

4.5. Condiciones para facturar por TPV

En primer lugar veamos algunos de los códigos de Transcendencia tributaria por los que una empresa o profesionales pueden estar sujetos:

Para facturar por TPV es imprescindible estar dado de alta en la Hacienda Foral como Régimen Especial de IVA (Régimen Simplificado), es decir, estar sujeto al epígrafe 52.

Un mismo epígrafe pude estar acogido al Régimen General y al Régimen Simplificado, pero para ello debe estar dado de alta en el Régimen Especial de IVA de la Hacienda Foral.

Veamos casos específicos:

5. Crear una factura rectificativa

Si por cualquier circunstancia, la factura enviada no es correcta o hay una devolución, puedes borrarla o bien hacer una factura rectificativa.

5.1. Anulación de factura

Para anular una factura, en la ventana de Facturas (Menú> Ventas> Facturas) pulsa en el botón Borrar. Aparecerá una ventana auxiliar que debes aceptar y acto seguido se eliminará la factura y será anulado el sistema TicketBAI.

Existen dos causas para poder anular una factura según indica la Hacienda foral:

Cuando anulas una factura ésta debe contener los datos idénticos a la factura original. En caso de que la factura original contenga algún error, la anulación de factura debe mantener la misma estructura; en ese caso, se subsanará el error en la siguiente factura.

Por ejemplo, si haces una factura con el CIF erróneo, la anulación debe manterner los mismos datos. Podrás introducir el CIF correcto en la siguiente factura.

En ese momento, la factura quedará con estado Anulado.

Ojo! La factura en ningún caso será borrada del sistema y no se podrá reutilizar su número posteriormente para evitar el fraude fiscal. En caso de pertenecer a la Hacienda Foral de Bizkaia, se debe realizar el envio al LROE (6.1. Anulación de facturas enviadas).

5.2. Factura rectificativa por sustitución

Una factura rectificativa por sustitución significa crear una factura nueva para sustituir a la anterior. Pulsa en el botón Factura rectificativa y edita los parámetros de esta nueva factura.

Aparecerán automáticamente la Fecha, el Número de la factura y el Importe original. Además, se debe incluir una línea que explique la causa por la que se rectifica la factura. Por ejemplo, Importe erróneo.

Selecciona el Tipo de rectificación Por sustitución, el Tipo de Factura rectificativa que corresponda y pulsa Aceptar.

En ese momento, la factura quedará registrada en la ventana con el nombre y la fecha en la que haya sido rectificada.

A continuación debes realizar los siguientes pasos para generar el archivo TicketBAI de la factura rectificada:

5.3. Factura rectificativa por diferencia

Crear una factura rectificativa por diferencia consiste en dar de alta una factura nueva indicando los elementos a rectificar en negativo. Por ejemplo, si se efectúa la devolución de dos prendas.

Además, se puede poner en negativo las cantidades, con el código del artículo (en lugar del importe) y así esos productos vuelven al stock en cada de producirse una devolución.

Tal y como hemos visto en el apartado anterior, accede a ventana Archivo de Facturas de Clientes > botón Factura rectificativa y se abrirá la ventana Nueva Factura rectificativa.

Indica los parámetros correspondientes a la rectificación:

Al aceptar la factura rectificativa aparecerá, al lado del estado Enviado correcto, el epígrafe de Factura rectificativa con el número de la factura (en este caso R/5) y la fecha.

A continuación debes buscar la factura rectificativa para enviarla a la Hacienda foral:

Por último, pulsa Aceptar y procede a generar el fichero TicketBAI para enviar a la Hacienda foral.

También es posible realizar abono de Facturas rectificativas con tickets de signo negativo.

5.4. Factura rectificativa desde TPV

Para rectificar una factura desde el TPV se debe crear una factura rectificativa por diferencia.

Hacer una factura recitficativa por diferencia significa dar de alta una nueva factura con la cantidad de los artículos en negativo. Al efectuar la devolución, el stock se actualiza devolviendo los artículos rectificados.

5.5. Modificación de datos de las facturas enviadas con TicketBAI

ClassicGes 6 permite hacer modificaciones en las facturas enviadas con TicketBAI, es decir, que una vez enviada la factura se pueden cambiar los datos, a excepción del CIF de cliente y de los importes de la factura.

Los datos de cliente se modifican desde la propia factura o bien desde la ficha del Cliente (en ese caso, refrescando el número de cliente). En el ejemplo, se modifica la dirección del cliente.

En el ejemplo, se modifica la descripción de la factura.

También se permite modificar la forma de pago de la factura.

Se puede modificar la descripción de línea, pero nunca se deben cambiar los importes de la factura.

Por otro lado, en Biscaia se pueden hacer modificaciones al enviar LROE (ventana Envío datos Sede electrónica de LROE) seleccionando la opción Modificación facturas en el desplegable Operación.

Nota: Al hacer las modificaciones en las facturas hay que mantener los mínimos parámetros para que la factura sea correcta y el envío efectivo. Por ejemplo, cuando se hace un factura rectificativa, el tipo de factura debe seguir siendo Simplificada, en caso contrario el xml que se genera será erróneo.

6. Enviar el Libro de registro de Operaciones Económicas (LROE)

Antes de saber como proceder al envío del LROE, veamos qué parámetros debe cumplir.

¿Qué es el LROE?

El Libro Registro de Operaciones Económicas o LROE es la declaración informativa de las operaciones económicas de autónomos y empresas que ejercen su actividad económica en Bizkaia. Su objetivo es tener la información del contribuyente actualizada para reducir el fraude fiscal.

Tienen obligación de presentarlo todas las personas físicas y jurídicas que realizan actividades económicas en Bizkaia:

  • La categoría de personas físicas debe presentar el modelo 140.
  • La categoría de personas jurídicas (los contribuyentes del Impuesto de Sociedades- IS) deben de presentar el modelo 240. Así como los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) que tengan establecimiento permanente en Bizkaia.

¿Cuándo se debe presentar?

El Modelo 140 para autónomos es obligatorio presentarlo anualmente hasta el 31 de diciembre de 2024. Es decir, hasta esa fecha, tendrás que presentarlo durante el mes de febrero, en concreto, en febrero de 2022, en febrero de 2023 y en febrero de 2024. El Modelo 240 para sociedades será obligatorio a partir del 1 de enero de 2024.

¿Dónde se debe presentar?

La presentación y las anotaciones en el LROE se deberán realizar a través de la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia dentro de los plazos establecidos.

El envío del LROE es un proceso muy intuitivo. En primer lugar accede a menú Informes > Registro de Operaciones económicas (LROE) > Facturas emitidas.

En la ventana Registro de facturas emitidas (LROE) aparecen en color verde las facturas enviadas y en rojo las no enviadas.

Para proceder a enviar las que faltan, pulsa en el botón Enviar datos a Hacienda Foral y se abrirá el asistente Envío datos Sede electrónica de LROE.

En el asistente Envío datos Sede Electrónica de LROE puedes editar algunos parámetros, por ejemplo, el modelo que debes presentar.

Selecciona el modelo que quieres enviar en el desplegable correspondiente: Modelo 240 para empresas y Modelo 140 para autónomos.

Pulsa Siguiente en el asistente y, a continuación, selecciona las facturas que quieres enviar en ese momento. Puedes seleccionarlas todas a la vez si es necesario.

Verifica el número de facturas se van a enviar a la Hacienda foral y pulsa en Finalizar.

Aparecerá la ventana Respuesta Hacienda Foral (LROE) indicando el estado, el código, el número de factura y la descripción de cada factura enviada.

En el Registro de facturas emitidas (LROE) quedarán registradas las facturas que se enviaron a la Hacienda foral para poder llevar un control. Podrás visualizar el listado por orden o filtrarlo por diferentes parámetros.

6.1. Anulación de facturas enviadas

Para anular facturas a la hora de enviarlas a la Hacienda Foral, vuelve a la ventana Envío de datos Sede Electrónica LROE (ventana Registro de facturas emitidas (LROE) > botón Enviar datos a Hacienda Foral) y selecciona el apartado Anulación facturas en el desplegable Operación.

7. TicketBAI en otras ventanas

Las ventanas Archivo de Presupuestos, Archivo de Pedidos de Clientes y Archivo de Albaranes de Clientes incluyen una pestaña para gestionar los datos de TicketBAI.

En este apartado TicketBAI se incluyen dos desplegables con datos relativos al TicketBAI: Régimen Especial IVA y op. con trascendencia tributaria y Sujeta/no exenta.

8. Recomendaciones

Nota: Si por error se factura con el Régimen de IVA Normal en vez de con el Régimen de IVA Exento, la solución es generar una factura rectificativa por sustitución cambiando el Régimen de IVA a Exento. De esta forma el envío se realiza correctamente.

9. Erorres frecuentes

En este archivo en formato Excel se han recopilado los errores más habituales durante el proceso de facturación con TicketBAI. En este fichero puedes buscar por código de error para detectar cuál es el problema y seguir las indicaciones para subsanarlo.

Si deseas ampliar información, contacta con nuestro equipo de Soporte técnico enviando un correo electrónico a soporte@aigclassic.com o en el 902 11 39 81.