La facturación electrónica: qué es y cómo debe implementarse
26/04/2024
En nuestro país faltan herramientas para evitar la morosidad porque, aunque el vencimiento de pago de una factura es de un máximo de 60 días, esta ley se incumple constantemente y las cifras de impagos suben año tras año. Tal y como indica la empresa Informa DB, un 64% de las empresas españolas reportaron al menos un incumplimiento de pago en los últimos 12 meses, y la cifra ha ido increscendo.
Ante esta situación, se ha visto imprescindible proteger a las empresas contra los impagos y garantizar la seguridad en los procesos de compraventa. La Ley de Creación y Crecimiento de Empresa, conocida como Ley Crea y Crece, ha llegado a España para mejorar la situación de las empresas y permitir la creación de herramientas que las protejan, entre ellas, la implementación de la factura electrónica.
La transición hacia la facturación electrónica va a marcar un antes y un después en nuestra realidad económica y empresarial, porque además de implementar una potente herramienta contra la morosidad, va a ser el impulso definitivo para la digitalización de las empresas y la construcción de un marco legal único.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional en papel y tiene, por lo tanto, los mismos efectos legales.
Hasta el momento, la facturación electrónica solo era obligatoria cuando el destinatario era la Administración Pública, existiendo en la actualidad tipos de Factura electrónica B2B (para transacciones comerciales entre empresas), Factura electrónica B2C (para transacciones comerciales entre una empresa y un consumidor final) y Factura con organismos públicos (para transacciones con las Administraciones).
A partir de la aplicación de la facturación electrónica, cualquier proceso de compraventa de bienes o servicios tendrá como comprobante un formato digital estándar y unificado.
Las ventajas
La facturación electrónica reporta importantes beneficios para las empresas y va a suponer ventajas a varios niveles:
- Compras y ventas más seguras: El formato electrónico debe mantener una trazabilidad en los datos que certifique la autenticidad del remitente y que el contenido no haya sido alterado.
- Protección ante los impagos: La fecha de vencimiento de la factura es obligatoria y permite hacer un seguimiento del proceso de pago. Probablemente, las empresas con pagos pendientes no podrán acceder a ayudas públicas, por lo que se prevé una ingente reducción de los impagos. Además, se podrán consultar las cuentas de un cliente antes de empezar a mantener relaciones comerciales para evitar sorpresas desagradables a la hora de cobrar.
- Modernización de las empresas: Con el formato digital, los procesos se agilizan y las empresas se vuelven más eficientes, reduciendo a su vez los costes de la transacción. Es evidente que la digitalización de los procesos comerciales pasa por una obligada modernización del tejido empresarial en España.
- Un sistema compatible y descentralizado: Tanto empresas como autónomos van a tener que facturar utilizando un software con formato específico y legible por el otro, por lo que el proceso se vuelve ágil y compatible entre todos los agentes. Esta estandarización facilita la relación del proveedor con el cliente y elimina obstáculos a la hora de operar desde diversas plataformas y con la Administración pública.
- Mejor control de las facturas: La digitalización acorta los ciclos de tramitación y agiliza el acceso a las facturas almacenadas, evitando posibles errores humanos relacionados con la gestión manual, como las duplicidades.
- Minimiza el uso del papel y del almacenamiento: El formato digital apuesta por la protección ambiental y la sostenibilidad, uno de nuestros retos del futuro.
Los plazos de implementación
Ya en junio de 2023 se proclamó el uso obligatorio de la factura electrónica entre empresas y particulares, tal y como se indica en el artículo 1bis del borrador: “Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Posteriormente, el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre ha establecido los requisitos que deben adoptar todos los programas informáticos de facturación y la estandarización de los formatos para la implementación de la factura electrónica. Una vez que el Real Decreto sea de aplicación, la facturación electrónica se convertirá en el único sistema que podrá usarse en las relaciones comerciales entre empresas, pymes y autónomos. Es decir, será obligatoria para cualquier operación comercial, a excepción de los clientes particulares, que podrán seguir recibiendo la factura en papel.
El desarrollo oficial del contenido y la publicación de las especificaciones técnicas está pendiente de aprobación y ha sufrido varios retrasos. Se sabe que los desarrolladores y fabricantes de software tienen hasta nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial para adaptarse a la normativa, pero a día de hoy todavía no están publicados los detalles de aplicación ni el calendario de implantación previsto.
Los retos a los que se deben enfrentar los profesionales
Hasta la fecha, los trabajadores autónomos y las pequeñas empresas en España no tenían la obligación de tener un programa de gestión específico y hacían su facturación con hojas de cálculo o similares. A partir de la implantación de la facturación electrónica, deberán tener un programa convalidado por la AEAT y descartar las facturas en Excel, Word o cualquier otra aplicación no convalidada.
Esta situación plantea nuevos retos que los profesionales deben acatar:
- Realizar un inminente adaptación tecnológica, eligiendo soluciones que se integren fácilmente con los sistemas existentes y que cumplan con los requisitos legales.
- Dotar de formación y capacitación a los profesionales, asegurándonos de que el personal comprende el uso del nuevo sistema.
- Garantizar la seguridad a la hora de implementar medidas para proteger la información contra accesos no autorizados.
Sanciones a las empresas y profesionales que incumplan la normativa
Una vez esté implementada la obligatoriedad de la factura electrónica en España, las empresas y los autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa, que podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000 euros.
Asimismo, las empresas que no cumplan los plazos de pago establecidos en la Ley de Morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales) no podrán acceder a una subvención pública o ser entidad colaboradora en su gestión.
El no cumplimiento del plazo máximo de pago de 60 días resultará en sanciones conforme a lo establecido por la ley, como la restricción de acceso a una subvención pública que supere los 30.000 euros. Las empresas que mantengan contratos públicos con cualquier Administración estarán sujetas a sanciones que oscilan entre el 5% y el 50% del valor del contrato.
Está prevista la creación de un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada que hará una seguimiento y análisis de los datos de los plazos de pagos y promoverá buenas prácticas. Entre sus actuaciones se incluye la publicación de un listado anual de empresas morosas (personas jurídicas que no paguen en plazo un porcentaje superior al 5% de sus facturas y que el importe total de las facturas impagadas sea superior a 600.000 euros).
¿Qué debe incluir el formato de factura electrónica en el programa de gestión?
A grandes rasgos, la normativa establece que los programas de facturación deben incluir:
- El envío automático de los registros de facturación por vía electrónica a la Administración tributaria.
- La posibilidad de exportar estos registros de facturación de forma segura e inalterable.
- Una huella o hash y firma electrónica incluida en todas las facturas.
- La fecha de expedición de todos los registros.
- Los datos habituales de una factura tradicional, como el número de la factura para facilitar una búsqueda rápida de la misma, los datos del emisor y del remitente, el concepto, fecha de emisión, base imponible o tipo impositivo, retención del IRPF, IVA e importe total de la factura y método de pago
Facturación electrónica en ClassicGes y ClassicConta
Los programas ClassicGes y ClassicConta serán adaptados al Reglamento (RD 1007/2023) por el que se regulan los sistemas informáticos y electrónicos de facturación dentro de los plazos establecidos.
ClassicGes ya cumple desde el año 2021 con la integridad, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, tal y como se indica en el Artículo 8. del reglamento. Estos requisitos se implementan con el objetivo de impedir que se puedan modificar las facturas y los registros de facturación se puedan consultar por la Agencia tributaria si es preciso.
Puedes probar ClassicGes 6 con una demo de 30 días sin compromiso. Descarga en este enlace: https://www.aigclassic.com/descargas-demos.php
