TC06 Restricción de accesos
Un programa de contabilidad contiene información confidencial de la empresa que debe estar protegida ante determinados usos y ojos indiscretos. Es indispensable definir los permisos a las ventanas y a las operaciones, controlando las acciones de cada usuario. ClassicConta dispone de un eficaz sistema de restricción de accesos con histórico de acciones, contraseñas por ejercicio contable y todo lo necesario para trabajar con total seguridad.
- 1. Preparar el sistema de restricción de accesos
- 2. Activar y consultar el histórico de accesos
- 3. Proteger con clave un ejercicio contable
1. Preparar el sistema de restricción de accesos
1.1. Crear el usuario supervisor
El primer paso a la hora de gestionar la restricción de accesos es crear un usuario Supervisor y definir una clave de acceso. El usuario supervisor es una figura indispensable, pues es el que tiene todos los permisos de acceso y el único que puede modificar los permisos de los demás usuarios.
Accede a la ventana Lista de usuarios y permisos de cada usuario (menú Archivo > Usuarios y permisos), pulsa en Nuevo e introduce el nombre del usuario que va a ser supervisor (puede ser Supervisor, dirección, gerencia o lo que estimes oportuno…) y una clave de acceso de mínimo de 4 caracteres, que debes confirmar repitiéndola en el campo Confirme clave.
A continuación activa la casilla supervisor y se activarán automáticamente los permisos a todas las ventanas y acciones. Asegúrate de que las casillas Barra de herramientas y Por omisión permitir acceso sigan marcadas por omisión y pulsa Aceptar. Ya tienes creado el usuario supervisor para tu programa.
Nota: Puedes crear varios usuarios tipo supervisor, tal y como muestra el ejemplo, en el que tanto el usuario Gerencia como el usuario Dirección tienen permiso completo.
En la pestaña Acceso a datos, verifica que están activadas las casillas de todas las empresas que existan en ClassicConta 7.
1.2. Crear usuarios y definir permisos
Una vez tengas creado el usuario supervisor ya puedes empezar a crear todos los usuarios que necesites y definir sus limitaciones de acceso.
Pulsa Nuevo e introduce el nombre del usuario y su contraseña. A continuación debes definir sus accesos activando o desactivando las casillas a la derecha de cada función. También puedes hacerlo los botones de la parte inferior de la ventana (Acceder, Añadir, modificar y Borrar) para ir definiendo las limitaciones de acceso.
En el ejemplo a continuación se da de alta el usuario Alex y se establece que puede acceder y añadir registros en todas las ventanas, pero no editarlos o borrarlos.
En la pestaña Acceso a datos, indica el acceso a todas las empresas dadas de alta en ClassicConta 7. En caso de que uno o varios usuarios puedan acceder a varias empresas, puedes definir cuál de ellas es a la que accederá por omisión. Activa la casilla Este usuario accede directamente a y selecciona del desplegable la empresa en la que entrará automáticamente sin tener que seleccionarla.
Puedes crear todos los usuarios que necesites en ClassicConta. Si ya hay usuarios creados anteriormente, al pulsar Nuevo el programa pregunta si quieres copiar los permisos y características del usuario anterior.
El número de apartados a los que puede conceder o denegar un acceso en ClassicConta es muy amplio, por lo que la ventana incluye un buscador para acceder directamente a funciones concretas. Pulsa en la lupa de la parte inferior derecha de la ventana y se abrirá la ventana Buscar elemento. Una vez localizada una función, puedes definir sus limitaciones de acceso para el usuario.
1.3. Activar restricción de accesos
Una vez creados los usuarios y definidos los accesos, debes activar la restricción de accesos. En la misma ventana Lista de usuarios y permisos de cada usuario activa la casilla Restricción de accesos, ubicada en la parte inferior.
Al pulsarlo, aparece una ventana que pregunta Activar la restricción de accesos, ¿Seguro?. Pulsa Aceptar y, a partir de ese momento, quedará activada la Restricción de accesos (candado cerrado).
A continuación, se abrirá una ventana solicitando el nombre de usuario y la clave que has definido previamente. Escribe el usuario y la contraseña y pulsa Aceptar para seguir trabajando.
Si dejas la función de restricción de accesos activada, esta ventana aparecerá cada vez entres en el programa.
2. Activar y consultar el histórico de accesos
ClassicConta permite llevar un completo control de los accesos. Si lo deseas, puedes saber fácilmente cuándo entró cada usuario y qué operaciones ejecutó en el programa.
Para activar esta función, accede a menú Herramientas > Asistente de configuración y se abrirá la ventana Asistente para la configuración de ClassicConta 7. Pulsa en la primera pestaña - Registro histórico de accesos - y activa la casilla Guardar registro histórico de los accesos.
Accede a menú Archivo > Histórico de accesos y se abrirá la ventana Histórico de accesos y modificaciones de registros, donde se muestra el listado de accesos por usuario, módulo, operación y fecha. Puedes consultar este listado todas las veces que lo necesites y conocer qué usuario pudo modificar o borrar un dato en un momento concreto, etc.
3. Proteger con clave un ejercicio contable
ClassicConta permite proteger un ejercicio contable concreto, independientemente de la función de restricción de accesos. Al crear un nuevo ejercicio (menú Planes contables, empresas y ejercicios > botón derecho sobre una empresa > Nuevo ejercicio), aparece el asistente Crear nuevo ejercicio. En ese momento, puedes activar la casilla Protegido mediante clave e introducir una contraseña. El ejercicio quedará protegido con la contraseña que hayas establecido y el programa pedirá la clave al ser ejecutado.
