Contabilización Automática

Del documento al programa en pocos clics

La Contabilización automática de documentos es una herramienta diseñada para agilizar el trabajo contable. Traslada y contabiliza automaticamente los datos desde documentos escaneados a tu ClassicConta 6, ahorrando tiempo y minimizando errores.

Funciona con un potente procesador OCR incluido en el programa, que procesa e identifica los datos de imágenes escaneadas. Los asientos se generan automáticamente utilizando un asiento predefinido como plantilla. Puedes utilizar uno de los asientos predefinidos por omisión o diseñar asientos propios para optimizar el proceso.

Es un proceso muy sencillo para el usuario. Se ejecuta por lotes de documentos, porque lo habitual es que se introduzcan varios documentos a la vez. Lo primero es crear un nuevo lote en la ventana Contabilización por lotes de asientos.



Con el nuevo lote ya creado, la Contabilización automática se ejecuta en tres sencillos pasos:

1. Crear y seleccionar modelos de asientos predefinidos

Los predefinidos funcionan como una plantilla que facilita la contabilización automática. Cada predefinido posee un listado de palabras clave que optimiza el descifrado de datos. Debes definir palabras clave por cada subcuenta indicada para ayudar en el reconocimiento de los importes del documento.

ClassicConta 6 incluye un paquete de predefinidos por omisión, pero el usuario puede diseñar todos los que necesite (para contabilizar facturas, nóminas…).

El asiento predefinido que selecciones será la base de la contabilización, pues funcionará como una plantilla que guía el descifrado de datos. Cuanto más se adecue o mejor esté diseñada esta plantilla, más calidad y menos errores tendrá la contabilización automática.


2. Digitalizar los documentos a contabilizar

Puedes escanear varios documentos a la vez con un alimentador de hojas desde un escáner compatible twain. Los requisitos técnicos del escaneo son: resolución a 300 DPI, en blanco y negro y formato JPG.

También puedes explorar tu equipo para seleccionar imágenes ya guardadas, o arrastrar varios archivos a la vez directamente desde una carpeta, como muestra la imagen.



3. Contabilizar los datos en el programa

El potente descifrador OCR de ClassicConta 6 procesa los datos y los registra en los campos del predefinido, generando asientos contables de manera automática. En este proceso, se reconoce el sujeto (cliente, proveedor, acreedor, etc.), los datos identificativos (fecha, número de documento, etc.) y los importes.

El proceso de registro de datos puede durar unos minutos, según el número de documentos que contenga el lote.


Una vez procesados todos los documentos, aparecerá una ventana de confirmación que informa del número de ficheros procesados y asientos generados.


La contabilización automática es un proceso 100% transparente para el usuario y muy fiable, pues si ClassicConta 6 detecta algún error durante el proceso, lanza un aviso y muestra los datos del asiento en color rojo. Podrás editar y corregir los datos si es necesario, con la comodidad de visualizar la imagen del documento a la vez.

Una vez verificados los datos, elige el Proyecto al que corresponde cada asiento y pulsa Aceptar el lote. Si los datos coinciden y se han generado los asientos correctamente, se lanzará un mensaje de confirmación y los datos quedarán contabilizados en tu ClassicConta 6.


Para ampliar información sobre la contabilización automática pulsa aquí

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