¿Qué es un albarán?
Es aquel documento que acompaña al género en el momento de su entrega al comprador. A su vez, el albarán también puede consistir en aquel documento que refleja y acredita la prestación de un servicio. Sea como sea, el albarán se constituye en elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado a un cliente. La ausencia de este importantísimo documento debidamente cumplimentado, firmado y/o sellado por el cliente, implica que las posibilidades de éxito en una reclamación judicial posterior son nulas.
Ciñéndonos propiamente al contrato de compraventa en el que se produce la puesta a disposición o entrega de un bien, naciendo en ese instante la obligación del comprador de pagar el precio estipulado, deben distinguirse los dos plazos que se contemplan en el código de comercio, y que en ocasiones se confunden. El primero, es el plazo relativo al derecho del comprador para reclamar por la existencia de vicios o defectos ocultos en el género entregado, cuya caducidad es de 30 días siguientes a su entrega. El segundo, es el derecho del comprador a reclamar por vicios o defectos en relación a la calidad o cantidad de las mercancías, cuyo plazo de ejercicio finaliza al mismo tiempo de recibir las mercancías, o en su caso a los 4 días siguientes si se entregan embaladas. Transcurridos estos plazos, el comprador queda obligado al pago sin que pueda oponerse posteriormente, alegando vicios ocultos, aunque hubiese estampillado en el albarán un sello indicando reservarse el derecho a examinar la mercancía después de la entrega. En una demanda judicial, es importante destacar el hecho del transcurso de los mencionados plazos, ya que apoyan la pretensión del acreedor demandante tendente a acreditar el ánimo injusto e injustificado del deudor demandado de incumplir la obligación de pago derivada del contrato.
En cuanto a las empresas transportistas que sin ser parte del acuerdo de compraventa, intervienen en su ejecución trasladando físicamente el género al domicilio del comprador, en virtud de un contrato jurídicamente independiente de transporte establecido entre el vendedor y la mencionada transportista, es muy importante exigir a dichos transportistas que la acreditación de las entregas del material vendido se realice mediante albaranes debidamente firmados por el destinatario final o comprador de las mercancías. Otra medida preventiva más, puede consistir en exigir a la empresa transportista que firme un albarán de entrega en el momento de recibir las mercancías a transportar.
Los requisitos que debe cumplir un albaran son los siguientes:
- Numeración, código único para cada albarán emitido, tambén podemos indicar además de un código único una serie, las series hacen referencia a agrupaciones de albaranes de la misma naturaleza.
- Fecha del albarán, la fecha en la que ha sido emitido, podemos indicar además una fecha valor, esta se corresponde con la fecha que se tomará en cuenta a efectos de facturación, un albarán puede tener una fecha valor distinta a la fecha de cobro, si un cliente paga a 30 días la fecha valor del albarán será 30 días antes del día de cobro. La fecha valor aparecerá en la factura, es por tanto un dato que nace en el albarán pero que se tiene en cuenta en la factura.
- Podemos indicar además un referencia y una descripción del albarán, al objeto de identificarlo mejor, podemos por ejemplo hacer referencia al pedido al que se corresponde el albarán o al presupuesto, esto es opcional ya que con el número único queda perfectamente identificado.
- Los datos del cliente a los que corresponde el albarán, nombre, dirección, teléfono, CIF/NIF, localidad etc.
- La relación de bultos que se corresponde con el albarán, podemos indicar incluso los kilos, de esta manera facilitamos la labor al transportista.
- En el cuerpo del albaran indicaremos los artículos que se envían, las cantidades y referencias de los mismos, estos pueden estar valorados o no. A efectos de albarán la valoración económica no tiene importancia, el albaran es un mero documento de envío de mercancía.
- Auxiliarmente podemos indicar todo lo relacionado con condiciones económicas, descuentos, portes, condicione de pago etc.
- Puede suceder que el punto de envío no coincida con la dirección social del cliente, en este caso lo indicaremos, de esta manera la mercancía será enviada al lugar correcto.
El albarán es un documento que justifica la entrega de una mercancía en forma y tiempo. Si su cliente firma el albarán y usted recibe una copia de esta recepción, es la mejor manera de evitar futuros problemas a la hora del cobro de las facturas. De esta forma usted puede justificar la entrega de la mercancía, para posteriormente cobrar la factura.
El albarán no es un documento de uso obligatorio, puede enviar en su defecto la factura, pero por ejemplo si a un cliente que paga una vez al mes, le manda a lo largo de un mes varias envíos, la forma más segura de hacerlo es enviar un albarán en cada expedición y finalmente una factura que recoge la valoración de todos los albaranes enviados.