ClassicGes 5.0 - Compras: Pedidos y Albaranes
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Las compras en una empresa se gestionan a través de los pedidos y los albaranes. En ClassicGes este proceso es extremadamente sencillo. Siga los pasos que le detallamos a continuación y consiga realizar pedidos y albaranes con pocos clics de ratón.
1.- Cómo realizar pedidos a proveedores
1.1.- De manera manual
Existen dos maneras diferentes de crear Pedidos y Albaranes. Una es de forma manual y otra con la ayuda de un asistente. Para acceder a ambas es necesario acudir a menú Compras.
Supongamos que desea introducir los datos de manera manual para un pedido a proveedor. Entonces seleccione menú Compras, Pedidos. En la ventana que se abre observe que pueden aparecer pedidos ya realizados con anterioridad en su empresa, de los cuales puede cambiar cualquier dato si pulsa sobre el botón Modificar. También puede crear uno nuevo si hace clic sobre el botón Nuevo. A continuación, introduzca los datos correspondientes a dicho pedido.
Observe que la ventana ofrece 3 pestañas que corresponden a distintas áreas. Para realizar cualquier cambio haga clic sobre Modificar. Desde General se controla el número de pedido, la fecha en la que se realizó, referencia, fechas de entrega y fecha tope, su descripción, etc. así como los datos de la empresa proveedora a la que se le ha realizado el pedido.
Desde la pestaña Líneas se introduce el número de artículos del pedido. En el caso de que esté trabajando con tallas y colores deberá especificar las mismas. En caso contrario le aparecerán otros campos como el de descripción.
Observe que si hace clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de los campos aparece un menú contextual que le da la posibilidad de llevar a cabo distintas acciones tales como duplicar línea o artículo, cambiar color, eliminar línea o insertar línea en blanco. Si no trabaja con tallas estas opciones son distintas y podrá insertar o editar una descripción multilínea.
Por último, en la pestaña Condiciones aparecen los datos heredados de la ficha del proveedor y que
muestran las condiciones de pago que se han establecido con un determinado proveedor.
1.2.- Pedidos a proveedores con la ayuda de un Asistente
Acaba de ver cómo rellenar los datos necesarios, de manera manual, a la hora de realizar un pedido a un proveedor. ClassicGes 5.0 da la opción de completar este mismo proceso de forma más rápida con la ayuda de un asistente. Para ello, vaya a menú Compras, Procesos. En la primera ventana del asistente active la casilla Generar pedidos a proveedores. Con esta opción se generará una nueva entrada en la pantalla de pedidos de compras y tendrá en cuenta el stock mínimo del artículo.
pedidos de algunos clientes. Una vez activada esta opción pulse sobre Siguiente.
En la segunda ventana del asistente seleccione las fechas del servicio y el almacén del que se toman las existencias. De esta manera entra la mercancía pedida en el almacén y se completa la ventana de albaranes de compras, siendo de esta manera los albaranes los que generan el movimiento en el almacén. En este caso, se añadirá el stock de los artículos que haya pedido en el almacén.
En la siguiente ventana debe establecer las cantidades que desea pedir. Puede pedir sólo para servir pedidos, para Stock mínimo y para Servir y Stock juntos. Una vez selecciona la opción que más le interese, pulse sobre Siguiente para continuar. Si desea tener en cuenta el pedido mínimo entonces active la opción Pedir múltiplos del pedido mínimo.
Por último en la siguiente ventana ya sólo le queda introducir los datos correspondientes a las fechas de entrega y pedido así como seleccionar el ejercicio en el que está trabajando. Si deja activa la casilla Imprimir pedidos entonces una vez finalizado el proceso le aparecerá la ventana Imprimir pedidos a proveedor. Seleccione la opción deseada e imprima los pedidos.
2.- Albaranes
Para proceder con los albaranes a proveedores debe realizar los mismos pasos que con los pedidos. Vaya a menú Compras, Albaranes. La ventana que se abre es similar a la de pedidos. En esta aparecen también 3 pestañas. La de Líneas y la de Condiciones son iguales. Sin embargo, en la pestaña General deben incluirse los datos, evidentemente, relacionados con los albaranes tales como fecha de albarán, su referencia, bultos, kilos, etc.
Hay que observar que aparece un botón llamado Recibir pedido desde el que si se hace clic se accede a un asistente para la recepción de pedidos.
En el primer paso del asistente debe seleccionar el pedido a recibir. Para ello, si conoce los datos introdúzcalos de manera manual o bien, mucho más cómodo y rápido haga clic sobre el botón Pedido a recibir. A continuación, selecciónelo y los datos se completarán de forma automática.
Pulse sobre Siguiente para continuar.
En la siguiente ventana seleccione las cantidades de los artículos que se van a recibir. A continuación, si pulsa de nuevo sobre Siguiente accede a la tercera pantalla del asistente donde debe indicar las condiciones del albarán entre las que se encuentra una pequeña descripción del mismo.
Si activa la casilla Imprimir albarán generado tendrá también la opción imprimir las etiquetas. Si activa la otra casilla Eliminar restos de pedido éste aparecerá como recibido.
3.- Mercancía recibida en el almacén
Si va a menú Compras, Procesos active la segunda opción Recibir mercancía pedida. Pulse sobre Siguiente para continuar.
En esta ventana debe seleccionar el pedido pendiente. Si no hubiese ninguno, entonces no podría continuar. Selecciónelo pulsando sobre el botón Pedido a recibir y a continuación pulse sobre Siguiente.
En la siguiente ventana si pulsa sobre Todo en la columna llamada Entra se introducirá la misma cantidad, lo que quiere decir que lo que el pedido del proveedor se corresponde a lo que se ha pedido. Si el material que entra en inferior entonces active la casilla An. Restos que se encuentra más al a derecha de la ventana. Respecto a la casilla CdB esta será muy útil si en su negocio dispone de una pistola lectora de códigos de barras. Por último, pulse sobre Finalizar. Accederá a la última ventana desde la que dará la orden definitiva para recibir el pedido.
4.- Informes
Para obtener un informe, y sea de los pedidos como de los albaranes, vaya a menú Informes y seleccione bien Pedidos o Albaranes, según sea el caso. Rellene los datos que le permitan conseguir un listado, el cual puede previsualizar antes incluso de dar la orden de impresión.
