Cómo implantar ClassicGes 5.0 en una tienda de ropa
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ClassicGes es la aplicación perfecta para la gestión de un negocio. Ofrece e incluye las herramientas necesarias para llevar a la perfección y con eficacia las tareas diarias de cualquier empresa.
Es un programa totalmente configurable, por lo que puede decidir en cualquier momento qué módulos quiere que aparezcan.
A continuación, le detallamos los pasos que debe seguir para implantar ClassicGes 5.0 en una tienda de ropa o similar:
1. Asistente de configuración
Para comenzar a configurar ClassicGes e implantarlo en su tienda de ropa es aconsejable que comience con el Asistente de configuración. Para ello, vaya a menú Herramientas, Asistente de Configuración de ClassicGes 5.0.
Se abre una ventana en la que verá 14 pestañas. Cada una de ellas se corresponde con los distintos pasos que hay que seguir para poder llevar a cabo la estructura básica de una tienda. En este caso particular, una tienda de ropa no es necesario configurar las opciones de las 14 pestañas. Por eso, preste atención y siga los pasos para poder configurar ClassicGes para este tipo de negocio.
1.1- Control de gastos, tallas, colores, riesgo y stock
En la pestaña 1 aparece la opción Control económico que deberá activar si desea obtener un informe de lo que ha ganado y perdido, es decir, si quiere tener un control del negocio. Esta opción es aconsejable para empresarios individuales que no necesitan llevar contabilidad.
Por otro lado, active la opción Trabajar con Tallas y Colores ya que su negocio es una tienda de ropa. Marque también la casilla Comprobar si hay existencias al servir mercancías y establezca una cantidad en Riesgo por omisión de los clientes. A continuación, pulse sobre la pestaña 3 para continuar. (Las pestaña 2 no es necesaria para este tipo de negocio).
1.2- Uso de TPV o agentes comerciales a comisión
En la pestaña 3 puede especificar el tipo de módulo con el que va a trabajar: Módulo de comisiones, Módulo TPV convencional, Módulo TPV táctil. Si se trata de una tienda de ropa deberá activar la opción Módulo TPV convencional. Dentro de esta opción active Mostrar tickets pendientes de pago al seleccionar cliente si éste debe dinero; Avisar si se producen roturas de stock muy útil para que el programa avise cuando hay stock negativo y por último, Activar control de arreglos. Días por omisión donde deberá escribir un número equivalente a los días de recogida.
1.3 Códigos de barras
Este paso se corresponde con la pestaña 5. Aparecen dos opciones que debe activar: Utilizar códigos de barras en entradas / salidas de producto, muy útil para tener todo el género controlado y Utilizar codificación interna de ClassicGes (unicode) que mediante un prefijo y un sufijo se le otorga un código muy recomendable en determinados casos de clasificación del género.
1.4- Opciones de impresión
Haga clic sobre la pestaña 8 para configurar las opciones de impresión. A continuación, active la opción Imprimir documentos al generarlos desde asistentes. Observe que puede escoger la impresión por la Impresora y Presentación preliminar (pantalla). Marque ambas para los listados e informes, así como para la impresión determinada en documentos. De esta forma, obtendrá una vista previa antes de llevarla a papel. Por otro lado, si desea que el conteo de páginas sea el correcto en los listados marque la casilla Preimpresión a fichero para conteo de páginas.
1.5- Selección de moneda
En la pestaña 9 puede escoger el tipo de moneda con la que desea trabajar. Asimismo, tiene la opción de seleccionar otro tipo de moneda alternativa si así lo necesitara. Además, ClassicGes le permite introducir el cambio que hay de una divisa a otra.
1.6- Personalización de ClassicGes
Una de las ventajas de ClassicGes es que permite personalizar la barra de herramientas según las necesidades de cada usuario. Así, desde la pestaña 12 escoja el tipo de barra de herramienta: Estándar o Táctil, según sea su caso.
A continuación, haga clic sobre Editar barras de herramientas y pulse sobre Modificar. Observe cómo puede añadir o quitar botones existentes con un sólo clic de ratón. Además, puede incluir separadores si así lo desea. Una vez diseñada a su gusto pulse sobre Aceptar para guardar los cambios. Asimismo, también puede asociar acciones a las teclas de función.
Si pulsa Siguiente, en la pestaña con el símbolo + es posible especificar qué ventanas quiere que se inicien nada más abrir ClassicGes. Sólo puede escoger un máximo de 7 ventanas. Pulse Siguiente y luego sobre Finalizar para terminar con el Asistente de configuración.
2. Generar stock
El género de un negocio es la base del mismo. Por lo tanto, todo lo que se entra debe quedar registrado a la perfección. Con ClassicGes generar el stock de una tienda es muy fácil. Los pasos que debe seguir se detallan a continuación:
2.1- Cómo crear Familias de productos
Las familias de los productos de una tienda de ropa son esenciales para poder clasificar el género de manera más sencilla y luego tener un stock más ordenado. Para crearlas vaya a menú Archivo, Archivos auxiliares, Familias. Se abre la ventana Familias. Pulse sobre Nuevo cada vez que quiera crear una nueva entrada y empiece a crear una por una la categoría a la que pertenecerán sus productos. Active la casilla Tallas y Colores si procede y seleccione el Tallaje de omisión: Clásico o Sport. Pulse Aceptar y luego sobre Salir cuando haya finalizado.
2.2- Dar de alta a los Proveedores
Para dar de alta a los Proveedores vaya a menú Archivo, Proveedores o bien haga clic sobre el icono PROVEEDORES.
Haga clic sobre Nuevo para empezar a dar de alta a un proveedor. En la ficha General rellene toda información. A continuación, seleccione la pestaña Facturación e introduzca la información relevante a la forma de pago, cuenta del proveedor para transferencias, etc. Si desea añadir información adicional seleccione la pestaña Notas y contactos y escríbala ahí. Una vez terminado pulse sobre Aceptar para guardarlos cambios. En el caso de que haya olvidado algún dato pulse sobre Modificar para añadirlo.
Observe que puede enviar un correo electrónico al proveedor directamente desde esta ventana, imprimir el listado de proveedores o bien ver los documentos relacionados con el mismo tales como pedidos, albaranes, facturas y efectos. Una vez terminado pulse sobre Salir para cerrar la ventana.
2.3- Dar de alta los artículos
Para dar de alta a los artículos de la tienda vaya a menú Archivo, Artículos. También puede acceder a la ventana Artículos si hace clic sobre el botón ARTÍCULOS.
A continuación, desde la ventana Artículos pulse sobre Nuevo para empezar a darse alta el género de la tienda. En la pestaña General observe cómo dentro del apartado Familia aparecen las que acaba de crear en el apartado anterior. Asimismo, dentro del apartado Proveedores también deben mostrarse los que creó en su momento.
Una vez que ha terminado de rellenar todos los datos referentes al artículo, seleccione pestaña Existencias para ver el stock del artículo que está consultando. Si hace clic sobre Ver Stock se abre una ventana con el movimiento del artículo en cuestión. Si selecciona la pestaña Gráfico lo podrá ver de manera visual con distintas formas de gráficas.
En la pestaña Otros de la ventana Artículos pude asignar una imagen al producto y dar una descripción al mismo siempre que lo crea conveniente. Por último, en Precios y ubicación puede introducir los distintos precios del producto. PVP1 se corresponderá siempre al precio normal, PVP2 al de rebajas y los sucesivos los podrá definir según sus necesidades.
En la casilla Código de Ubicación escriba la localización exacta del producto. Pulse Aceptar para guardar los cambios. Si hace clic sobre el botón Estadísticas puede ver si ese producto se vende o no, su estado actual, etc.
3. Registro de inventario
Para llevar un control del inventario vaya a menú Almacenes, Inventarios. En la ventana que se abre si pulsa sobre Nuevo se abre un nuevo asistente para inventario. Seleccione el almacén, la fecha y si desea filtrar por proveedor o por familia. Pulse Siguiente para continuar.
A continuación, seleccione los artículos de los que quiere que se haga el control de stock, pulse Siguiente y luego sobre Finalizar para terminar con el asistente. Si pulsa sobre el botón Modificar cambiará las cantidades y detalles de los productos y pulse sobre Salir cuando haya terminado.
4. TPV
Tal como indicó en el asistente, en concreto en la pestaña 3, va trabajar con TPV. Este TPV será diferente porque en su momento marcó la opción Tallas y Colores necesaria para su negocio. Recuerde que con ClassicGes 5.0 puede trabajar con en red con varios TPV a la vez.
4.1- Configuración TPV
Si en su negocio trabaja con un cajón portamonedas, impresora de tickets y display debe configurar el TPV en ClassicGes. Para ello, vaya a menú TPV, Configuración TPVs, Archivo de TPVs. Se abre una ventana. Pulse sobre el botón Nuevo e indique el nombre del TPV, el almacén de donde se restará el stock, el vendedor por omisión, la caja por la que se cobra, la subcuenta de ventas.
En el apartado Cliente por omisión especifíquelo y seleccione el tipo de IVA que desea aplicar. Si el equipo con el que trabaja siempre, pulse sobre la opción Establecer TPV de forma permanente para este PC.
4.2- Tarjetas de crédito y vendedores
Si desea especificar las tarjetas de crédito con las que va a trabajar basta con que las especifique desde menú TPV, Configuración TPVs, Tarjetas de crédito. Tan sólo debe pulsa sobre nuevo y empezar a introducir los datos de las tarjetas.
Para introducir los datos de los vendedores vaya a menú TPV, Configuración TPVs, Vendedores. Pulse sobre nuevo e introduzca los datos de cada uno de los trabajadores que utilizarán el TPV. Es importante seleccionar el porcentaje de comisión de cada uno, de manera que cada vez que generen un ticket de venta se aplicará la comisión correspondiente.
4.3- Tickets y ventas
Generar un ticket es muy sencillo. Para ello, vaya a menú TPV, TPV. Se abre la ventana TPV. En ella pulse sobre Nuevo. Observe que aparece la fecha, el número de ticket, el vendedor que está utilizando el TPV (que se puede modificar en el momento) y el código de cliente, que si es venta al contado será Público en general.
A continuación, debe empezar a meter los datos de la venta. Para ello, escriba la referencia del artículo y la cantidad. Si dispone de una pistola de código de barras esto no será necesario ya que ésta lo hará de manera automática, y se rellenarán los colores y tallas, al igual que el precio. Una vez que ha rellenado toda la información necesaria pulse sobre Aceptar. Aparece la ventana Forma de pago donde deberá indicar si es al contado o con tarjeta y la cantidad con la que paga.
En el caso de que hubiera existencias insuficientes aparece otra ventana indicando la incidencia.
Observe que desde la misma ventana TPV puede efectuar facturas, cobros y arreglos. También es posible cerrar la caja vaya. Para ello, pulse sobre Cierres y en la ventana Cierres de caja pulse sobre Nuevo. Luego introduzca la fecha y aparecerán las ventas de ese día. Pulse sobre Aceptar y la caja estará cerrada para esa fecha.
