¿Cómo hacer una factura?
En ClassicGes existen fundamentalmente 3 formas de hacer una factura, la primera y más obvia es hacer clic dentro del menú ventas en la opción facturas, o bien hacer clic en el icono de la barra de herramientas para tal fin. Otra de las formas consiste en transformar un albarán en factura, por último la tercera forma es utilizar la opción procesos dentro del menú ventas.
Dentro de la ventana de facturas distinguimos 3 pestañas, General en esta introduciremos los datos relacionados con la cabecera de la factura, la serie, el número, la fecha de la factura, la fecha valor, una referencia, la descripción, los datos del cliente y el almacén del cual descontamos el stock.
La segunda pestaña líneas, aquí introducimos todo lo referente al cuerpo de la factura, la cantidad, el artículo o servicio, el descuento, el tipo de IVA, el precio.
La tercera pestaña es condiciones, aquí introduciremos las condiciones comerciales del cliente, formas de pago, días de pago, portes, transportista, agente, régimen de IVA, descuento comercial, descuento por pronto pago, datos referentes al punto de envió de mercancía, puede suceder que el punto de envío no coincida con el del la razón social, para ello utilizamos este apartado.
Para introducir una factura una vez que estamos en dicha ventana, simplemente haremos clic en el botón nuevo, e iremos rellenando los datos de los campos de la ventana. En el campo código de cliente podemos buscar o teclear el código del cliente, esto rellenará automáticamente los datos del cliente, tanto los de razón social como los datos comerciales dentro de la pestaña condiciones, por ejemplo si teníamos asignado un descuento comercial del 30% al cliente, nos rellenará la casilla descuento comercial de la pestaña general con este dato. Todas las condiciones económicas, transportista etc. de la pestaña general son heredadas de la ficha del cliente, de esta manera si tenemos cubiertas la fichas de los clientes, nos ahorraremos el tecleo para cada factura de las mencionadas condiciones. De todas formas si para una factura en concreto queremos modificar estas condiciones bastará con ir al campo o campos que queremos modificar y modificarlos. Esto no conlleva una modificación en las condiciones comerciales de la ficha del cliente, solo se aplicarán a la factura en cuestión.
Otra forma de hacer una factura, consiste en transformar una albarán en una factura, para ello dentro de la ventana de albaranes pulsamos en el botón “facturar albarán”, aparecerá una ventana donde nos propondrá el ejercicio en curso para factura el albarán, aunque podremos elegir otro, la fecha de la factura y la fecha valor en principio propone la fecha en curso, podremos introducir ambas fechas con el/los días que queramos, una descripción de la factura y por último la serie de facturación. Obviamente todo lo demás, tanto el cuerpo de la factura, como las condiciones comerciales en la nueva factura serán heredadas del albarán.
La tercera forma de hacer una factura es utilizar el asistente de procesos dentro del menú ventas, aquí podemos transformar desde presupuestos, pedidos y albaranes a facturas. Este asistente esta indicado sobre todo para facturación masiva, por ejemplo si queremos transformar un grupo de albaranes de diferentes clientes, o del mismo cliente, en facturas, simplemente escogemos que queremos transformar albaranes en facturas, hacemos clic en siguiente, aparecerá una ventana donde marcaremos el ejercicio, por omisión el ejercicio en curso, un rango de fechas, por omisión el rango de fechas del ejercicio en curso, la relación de clientes, en la siguiente ventana, aparecerá la relación de albaranes a facturar, podemos hacer clic en aquellos que queremos facturar o en su defecto en todos, la siguiente y última ventana, nos pregunta por la serie de las facturas a generar, si vamos o no a agrupar las facturas de un mismo cliente, aquí tenemos que hacer una salvedad, sólo se podrán agrupar los albaranes de un mismo cliente en una factura, cuando tengan las mismas condiciones, es decir por ejemplo 2 albaranes con días de pago diferentes, o con descuentos por pronto pago diferentes, o con transportistas diferentes, no se podrán agrupar en una misma factura. Por último en esta ventana debemos indicar si queremos que se generen o no los efectos, la fecha de la factura, la fecha valor, o si queremos que la fecha sea la mayor de la fecha valor del albaran o la fecha valor de la factura.
En cuanto al descuento de stock de mercancía del almacén, si introducimos una factura de forma manual, es al terminar de introducirla cuando moverá el stock del almacén. Si una factura es generada a partir de un albarán, o desde el asistente de procesos, donde se mueve el stock del almacén es en el albarán. Es decir en ausencia de albarán donde se mueve el stock es en la factura.
ClassicGes se caracteriza por ser una programa muy flexible, se permite modificar una factura ya introducida hasta incluso contabilizada, se permite borrar también una factura ya introducida o contabilizada, es usted el que decide, en definitiva el que tiene el control sobre lo que quiere o no quiere hacer, de todas formas si tiene múltiples usuarios que acceden a la gestión de su empresa, puede activar el sistema de restricción de accesos y permitir o no según que usuario acceda al programa lo que pueda o no pueda hacer.